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发表于 2009-11-21 13:47:54 |显示全部楼层
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亲身实例:3个月我如何利用管理软件提升办公效率


写这篇文章的时候,我就在想,当时如果没有碰到这么好的一个平台,公司的业绩也许还处在低谷,人力资源那边的问题还是难以解决,内部管理一团杂乱...总之,难以想象三个月之后我们已经有了这么大的改善。


我们公司属于广告行业,也就是服务行业领域,说起来,相信很多人都知道,这个领域最重要是客户关系,发展、开拓新用户,更重要的是要维护好和老客户的关系,而要做到这一点往往是比较难的。特别是对于老客户的维护,没有长久的坚持和耐心是不行的。




我们最大的问题在于,客户交给我们一个项目,常常是有时间限制的,一般如果不是年度策划或大型项目,都要求尽快在短期内做完,这样的话,只有内部分工合作才能尽快完成,且由于这个行业的共性,团队合作和共同讨论就是必须经过的步骤。



有些项目还需要比稿或者提案,这个时候项目进度就显得非常重要,谁先完成得更出色谁的胜算就更大,由于我们公司自身人力资源的有限,加上刚刚踏足广告行业,知名度上就稍显弱势,一旦大型项目拿到手,公司的员工就很辛苦,常常需要加班才能完成,有时还招来客户的抱怨,说进度太慢了。



09
年经济危机,客户单比去年明显减少了几成,员工的士气降低,经营业绩也在下滑,大家都感觉到压力。在这种情况下,我分析产生这种状况的原因并试图找到方法,同时,反思是不是可以通过提高内部的工作氛围,简化目前操作流程,让办公效率从内部提高,再提高对客户的服务效率,也就是说,先内后外,保持步调的一致性,让一个项目有始有终的进行,加快进程,减少中间用于交流和开会讨论的一些不必要的步骤。



这样,我就在网上开始寻找对我提升内部管理效率和沟通效率有用的东西,当然我不希望花太多的代价和资金,一来,我只是想先尝试改变,二来,公司的规模还没有达到。一次,听一个客户说起,现在很多公司都在用信息化软件,像一些有名的软件都在中央电视台打了广告,我找了下打电话过去咨询,我们20人一套的软件得要好几万,想了想,还是先算了。



接下来的好几天,我渐渐对信息化软件,像OA办公自动化软件之类的有了些了解,想找款稍为便宜又适合我们的,试用了几款,都感觉不理想。




心想,原来软件也不是很方便,一开始大家都不习惯,总是没有适合自己价格又不太贵、我们可以承受的,朋友推荐我一款免费的:全程24OM免费网络办公平台,我当时就拒绝了,免费的一般都没有什么好的,说真的“天下没有免费的午餐”,这个道理谁都懂。



第二天,我们公司接了一个客户的项目,要作一个季度策划案,同时还有几家公司一起和我们竞争,我对于这个客户特别重视,作为快速消费品的市场龙头老大,抓住了它就等于有了一个固定的饭碗,员工压力也不会那么大了,为此,我专门召集市场部、调研部、策划部的同事开了个集体大会,梳理各位的分工及反馈,还有同事之间合作小组及团队负责人等。



谁知,在确定广告方案时,大家还是有不同意见,一共有两套可行方案,两个小组的人都觉得自己的创意和策划书不错,我看了一下,难分高下,主题是统一的,本来作为广告人,头脑风暴法、小组讨论法等就允许有不同意见。我召集两个小组的负责人,跟他们协商,最后确定两套方案同时交给客户。




比稿在第二天进行,几个大广告公司都分派人员过来,我们公司的提案人员也做好了准备,这两个提案人员就是两个小组的负责人,我对此充满了信心。谁知,在阐述方案时,客户对我们两套方案有不同看法,希望两套方案能够由一人清晰阐述,并把两套方案结合在一起会更好。我们的提案人员讲述中条理被打乱了,中途就被客户否定了。这次失败,让我清醒地认识到内部沟通效率问题,回去后,我没有否定他们的成果,而是自身寻找问题及解决方案的办法。



我突然想到“全程24OM免费网络办公平台”,反正免费的,不如试试看有没有什么帮助。打开他们的网站www.24om.com,页面有点乱,有个客服在线咨询,我点击询问他们为什么免费,以后会不会收费等,对方给我答复如下,为了防止以后对方收费,我还特意把我们的对话复制了下来:

  
  我: 请问你的OM软件有什么附加条件?需要购买产品吗?安全性上有无保障?
  客服:你好,我们的OM免费平台没有附加条件,不需要购买什么产品,关于安全问题,请见:http://www.24om.com/terms-a.html
  我: 你好,请问需要支付什么费用么,现在或者未来,或者其他的增值服务?
  客服: 不需要支付,有增值服务,可以自己选择要不要选择增值服务
  我:
om 为什么要免费呢?

  客服:针对当前危机时期推出的活动,以后也永久免费。我们的OM免费平台没有附加条件,不需要购买什么产品,是针对当前金融危机推出的。
  我: 您好 我想询问一下:你们所宣传的“免费”是指“免费试用”还是“只要不改变样本功能就可以长久免费;只有添加新的功能才收费”?
  客服: OM是免费,长久免费,如果有增值服务才收费。


看到他们这么坚定说是免费的,我就注册了一个试试,没想到速度超快,他们的客服马上就来电询问我是否是本人,资料是不是真实的,只有真实的客户他们才会开通,看来还搞得挺正规的,有个流程,让我想到他们网站上那些客户应该也不是编造出来的。想想之前我也注册过其他的软件,有些等到第二天才有结果,这让我一下子对他们产生了好感。



开通之后,我按照邮件中的提示进入后台,我不怎么会设置,就加入他们QQ群,见到有很多公司都在里面提问,他们的客服人员解答问题都比较快,有时同时几个客服都给答案,有个咨询人员单独加了我QQ,告诉我怎么操作,怎么给公司每个人分配账号、设置组织机构、人员职务,怎么发布公告通知让所有人看到,还有很多东西之前都没有接触过。



第二天,公司的员工就开始用这个系统打卡上班,他们都有我分配的账号,我叫他们每个人都修改密码,只有他们自己才知道,这样就可以避免同事之间互相代打卡。



同时上班时间为了让工作效率更高,我希望大家不要用QQ聊天,有什么需要和同事沟通的,通过这个OM平台发“即时消息”就行,当然不是禁止QQ,中午休息时我们也会让员工放松一下的,公司总体的文化氛围没有那么严厉。这里我们发现了一个问题,每次同事发即时消息过来我都没有察觉,需要重新刷新才可以看到,我咨询他们工作人员这是怎么回事,对方说是弹出窗口拦截了,我设置了一下,并把这个操作很简单的公布在OM的“公告通知”上,全体员工1分钟后全部都可以看到。这个功能我觉得特别方便。



当天下午,同事们开始谈论这个平台,有讲好的也有讲不好的,好的话主要是便于沟通,还有发布通知的时候特别快,可以节省一些时间;但是也有些同事反映,我们每天在24OM上交流,大家之间的感情啊会变淡。为了防止这种局面发生,我号召大家上班时用OM,工作以外的事情大家还是多一些面对面的交流比较好,这样一来就可以节省交流时间又不耽误同事之间的交往和谈话。



下班后,大家照常要写每天的工作日志,以前我们都有固定的格式写在纸上,按时交上级审核,用了这个平台后我就想有没有可以写工作日志的功能模块,在模块里我看到个“日程事务”,可不可以写工作日志呢,琢磨一阵后,我上他们公司的论坛看到有人也提出这样的问题,答案是可以的,我准备第二天就让大家使用一下。



6
月的广州,天气开始炎热,同事们上班早上总感觉无精打采,为了让他们提起精神,我给他们开了个鼓动会议,以后如果有项目或者策划案,大家一起努力合作,负责的团队之间必须经常交流,对对方提出良好的建议,如果项目获得客户的认可,公司对此进行奖励(当然,不同客户项目金额采用不同的奖励制度,合作好的团队之间举行聚会,资金由公司负责)。



这一招果然制胜,同事们的精神立马兴奋起来,有些员工还在讨论什么时候有大型项目就好。同时我宣布从今天开始,大家写工作日志一律用OM平台,可以节省很多纸张费用,又可以很好地存档。同事们都表示赞同。下班后我收到他们每个人的工作日志,格式统一,我一想,效率还真高。



用了一个星期后,大家都慢慢习惯了,抱怨声也很少听见了,偶尔就是全程软件那边服务器更新我们这边有点影响。这样,我明显感觉到大家交流起来更方便,一旦有客户项目来的时候合作起来也更顺畅,在“公告通知”里,我把项目的负责人和项目的具体方案公布出来,大家都不会弄错了,大大提高了工作效率。同时我还经常收集一些有利于同事之间感情的文章发在内部论坛里,促进大家之间团结友爱的氛围,有些同事还踊跃跟帖。



直到8月,公司的客户对我们的反馈都不错,项目经常可以提前完成,也拿下了一个大客户的订单,上级对此表示非常满意,我们也获得了团队奖励。



从不信任到相信,全程24OM免费网络办公平台为我们解决了很多问题,这也许就是信息化的力量吧,希望以后我们还能继续使用的更好。其实免费的未必不好,只是要你自己去用一双精明的眼睛去辨别。



我写这篇帖子是想向大家提供一个参考,绝对不是帮他们做广告,只希望以此经验与各大企业共享,共同为企业新的发展提供更好的管理平台,走出经济危机的困境。



www.1234.com.cn
这是他们的一个新闻搜索平台,可以收集很多资料的哦,强大!
帖子标签: 办公, 管理软件, 实例, 效率

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